Voorraad in meerdere voorraadadministraties inrichten

Bij de inrichting van voorraad in meerdere administraties activeer je de functionaliteit, voeg je integratiesoort(en) toe en koppel je de administraties aan de nieuwe magazijnen. Het kan ook nodig zijn om goederen over te boeken naar de nieuwe magazijnen.

Inhoud

Beschrijving

Binnen één omgeving kun je in meerdere administraties voorraad bijhouden waarbij de voorraadwaarde per administratie op de balans is terug te vinden.

In Profit begin je normaal in één omgeving met één administratie waarin je voorraad en facturering journaliseert. Met Profit kun je in één omgeving meerdere financiële administraties voeren.
Voor de journalisering van de in- en verkoopfacturen kun je standaard (zonder extra activering in de omgevingseigenschappen) een specifieke administratie opgeven per transactie. Voor de uitsplitsing van de voorraadjournaalposten moet je eerst een activering doen om te zorgen dat niet alle journaalposten in één administratie worden verwerkt. Deze activering is Voorraad in meerdere administraties.

Op magazijnniveau stel je de administratie in waarbij het magazijn hoort. De voorraad zal via rekening courant overgeboekt worden tussen de verschillende administraties.

Het nieuw inrichten van de voorraad in meerdere administraties begint met het activeren van de functionaliteit. Vervolgens voeg je de integratiesoorten toe per administratie. Daarna voeg je artikelgroepen toe, waarin je aangeeft of er voorraadartikelen aanwezig mogen zijn in de betreffende artikelgroep. Ook geef je aan of de voorraadartikelen geïnventariseerd en/of geconfronteerd mogen worden. Daarna selecteer je de grootboekrekeningen die gehanteerd moeten worden voor de voorraadjournaalposten die doorgeboekt worden naar Profit Financieel.

Let op: 

Iedereen die geautoriseerd is voor het toevoegen van nieuwe magazijnen kan gebruik maken van deze functionaliteit.

Functionaliteit Meerdere voorraadadministraties activeren

Deze functionaliteit is niet standaard beschikbaar, je moet hiervoor een activering inschakelen. Schakel de activering bij voorkeur in aan het einde van de werkdag of in het weekend. Tijdens het activeringsproces zal namelijk altijd een conversie plaatsvinden en tijdens deze conversie kunnen de medewerkers niet in Profit werken. Het is aan te raden een nieuwe activering eerst te testen in een testomgeving, voordat je deze doorvoert in de live-omgeving. Naam van de in te schakelen activering:

Activering inschakelen in een omgeving.

Integratiesoort voor Meerdere voorraadadministraties inrichten

Als je de functionaliteit Voorraad in meerdere administraties hebt geactiveerd, en je hebt magazijnen gekoppeld aan verschillende administraties, dan richt je doorgaans twee integratiesoorten in.

Met integratiesoorten richt je in hoe je een bepaalde functionaliteit wilt journaliseren in Profit Financieel. In de integratiesoort geef je aan in welk dagboek de voorraadjournaalposten terecht moeten komen en welke omschrijving gehanteerd moet worden in de journaalposten.

Voor iedere administratie waarin je voorraad houdt, richt je integratiesoort Voorraad in.

Zie ook: Integratiesoort inrichten voor Meerdere administraties, waarvan 1 met voorraad

Stock_Inrichting voorr meer adm_2maal voorraad adm1

Als je zowel in administratie A als B voorraad houdt én in beide ook voor de andere administratie de facturen journaliseert, moet je bij beide administraties de integratiesoorten toevoegen:

Als je voorraad overboekt van de ene administratie naar de andere administratie moet je in beide administraties in integratiesoort Voorraad de Rekening Courant voor de voorraad overboeking vullen.

Je moet voor het toevoegen en inrichten van integratiesoorten geautoriseerd zijn.

Integratiesoort 'Voorraad' inrichten voor meerdere voorraadadministraties:

  1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Integratiesoort.
  2. Klik op: Nieuw
  3. Selecteer een Administratie.
  4. Selecteer Voorraad bij Integratiesoort.
  5. Selecteer het dagboek waarin de journaalposten geboekt moeten worden. Afhankelijk van de gekozen integratiesoort moet je een dagboek van het type Voorraadboek of Memoriaal selecteren.
  6. Selecteer het dagboek waarin de creditnota's geboekt moeten worden. Afhankelijk van de gekozen integratiesoort moet je een dagboek van het type Voorraadboek of Memoriaal selecteren.
  7. Bij de integratiesoort Voorraad is de omschrijving standaard de omschrijving die voor financieel gebruikt wordt.
  8. Selecteer bij RC kostprijs verkoop de juiste grootboekrekening als je goederen levert uit deze administratie en de facturen daarvan worden door een andere administratie geboekt.
  9. Selecteer eventueel bij RC voorraadoverboeking de juiste grootboekrekening als je gaat overboeken naar een andere administratie met voorraad.
  10. Klik op: Voltooien

Integratiesoort Voorraad Rekening Courant inrichten voor meerdere voorraadadministraties:

Als je goederen levert uit de ene administratie en de facturen daarvan worden door een andere administratie geboekt, dan richt je in die administraties (ook) de integratiesoort 13 - Voorraad Rekening Courant in. Bij integratiesoort Voorraad (07) moet je dan de rekening courant rekening vastleggen voor de voorraadoverboeking.

  1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Integratiesoort.
  2. Klik op: Nieuw
  3. Selecteer de Administratie.
  4. Selecteer Integratiesoort 13 - Voorraad Rekening Courant.
  5. Selecteer het dagboek waarin de journaalposten geboekt moeten worden. Afhankelijk van de gekozen integratiesoort moet je een dagboek van het type Voorraadboek of Memoriaal selecteren.
  6. Bij de integratiesoort Voorraad is de omschrijving standaard de omschrijving die voor financieel gebruikt wordt.
  7. Selecteer bij RC kostprijs verkoop de juiste grootboekrekening.
  8. Selecteer bij RC voorraadoverboeking de juiste grootboekrekening.
  9. Klik op: Voltooien
Magazijnen aan juiste voorraadadministratie koppelen

Om met meerdere voorraadadministraties te kunnen werken, moeten de magazijnen gekoppeld zijn aan de juiste voorraadadministratie.

Het is niet toegestaan de al aan een magazijn gekoppelde administratie te wijzigen als er al mutaties in gejournaliseerd zijn. Bij bestaande magazijnen die je op een andere voorraadadministratie wilt journaliseren, moet je dus een nieuw magazijn aanmaken.

Aan magazijn gekoppelde administratie raadplegen:

  1. Ga naar: Ordermanagement / Voorraad / Magazijn.
  2. Open de eigenschappen van het magazijn.
  3. Ga naar het tabblad: Algemeen.
  4. Onder het kopje Magazijnadministratie in het veld Administratie zie je de ingestelde administratie.

Nieuw magazijn op nieuwe/andere voorraadadministratie instellen:

Als je uit een situatie met één administratie met voorraad overgaat naar meerdere administraties met voorraad, moet je een nieuw magazijn toevoegen. Tijdens het toevoegen van het magazijn stel je de nieuwe/andere administratie in.

  1. Ga naar: Ordermanagement / Voorraad / Magazijn.
  2. Klik op: Nieuw
  3. Stel de administratie in.
  4. Vul de overige velden.
  5. Voltooi de wizard.
  6. Je ziet nu een melding over de integratiesoort Voorraad.
  7. Klik op: OK

Goederen uit oude magazijn overboeken:

Na het toevoegen van het nieuwe magazijn, kun je alle of een deel van de goederen uit het oorspronkelijke magazijn overboeken.

  1. Volg de standaard procedure voor het overboeken van voorraad.

Oude magazijn blokkeren:

Nadat je de goederen uit het oude magazijn heeft overgeboekt, kun je dit magazijn blokkeren als je het niet meer gebruikt.

  1. Volg de standaard procedure voor het blokkeren van een magazijn.
Journaliseren voorraadmutaties

Bij journaliseren van de voorraad wordt de administratie opgehaald via het magazijn dat in de mutatietabel staat. De mutatietabel is de tabel waarin alle ordermanagement mutaties worden bijgehouden van bijv. verkooporders, pakbon, facturen en ontvangsten. De voorraadmutaties worden nu dus (naast de gebruikelijke verdichting) ook verdicht op administratie. Bij het journaliseren wordt in het eerste scherm voor iedere administratie waarvoor dit is ingericht de integratiesoort Voorraad (07) getoond. Je kunt hierbij via multiselect aangeven voor welke administratie(s) de voorraad gejournaliseerd wordt.

De voorraadwaarde wordt gejournaliseerd op de systeemdatum (datum wanneer je journaliseert). Je kunt geen andere datum opgeven om de gejournaliseerde voorraadmutaties op een andere datum door te voeren.

Als de factuur in dezelfde administratie wordt geboekt als de voorraadboekingen dan is de journaalpost gelijk aan de huidige situatie, waarbij de integratiesoort van de betreffende administratie gebruikt wordt.

Zie ook de journaalposten bij inkoop, verkoop en handmatige voorraadmutaties zonder voorraadadministraties (dus als de activering Voorraad in meerdere administraties niet wordt aangezet) en mét de nieuwe journaalposten.

Let op: 

Als tijdens de journalisering van een factuur rekening courant boekingen worden gemaakt, wordt in de omschrijving van die boeking vermeld tot welke administratie de rekening courant boeking behoort.

Verkoop: [vrd] Kostprijs - Adm:A - ArtGrp:xxx

Inkoop:   [vrd] Inkoop - Adm:B - ArtGrp:xxx

Journaliseren voorraadmutaties:

  1. Ga naar: Ordermanagement / Beheer / Journaliseren.
  2. Selecteer de administraties waarvoor je de voorraad wilt journaliseren.
  3. Klik op: Volgende
  4. Klik op: Voltooien

    In het voortgangscherm zie je de voortgang van het journaliseren van de voorraadmutaties.

  5. Klik op: OK
  6. Raadpleeg eventueel de voorbeelden met de journaalposten bij inkoop, verkoop en handmatige voorraadmutaties.
Voorbeeld journaalposten bij inkoop (Meerdere voorraadadministraties)

Stock_Inrichting voorr meer adm_2maal voorraad adm1

Hieronder zie je aan de hand van een voorbeeld de journaalposten die worden gegenereerd, eerst bij inkoop mét Voorraad in meerdere administraties en daaronder, ter vergelijking, bij inkoop zonder Voorraad in meerdere administraties.

In dit voorbeeld gaan we ervan uit dat de artikelgroepen op een bepaalde manier zijn ingericht. Raadpleeg de inrichting bij de artikelgroepen.

Voorbeeld: Inkoop - Bestelling Administratie B, levering in Administratie A

In dit voorbeeld bevat Meubelle Holding twee werkmaatschappijen: A en B, met ieder twee magazijnen. De magazijnen zijn in Profit op omgevingsniveau gedefinieerd en gekoppeld aan een administratie.

In Administratie B worden goederen besteld bij een leverancier. De goederen worden geleverd in magazijn 1 die valt onder administratie A.

Mutatie:

Journaalposten bij Inkoop met meerdere voorraadadministraties

Journaalposten waarbij functionaliteit Voorraad in meerdere administraties is geactiveerd.

Let op: 

In dit voorbeeld kunnen administratie A en administratie B ook omgekeerd worden, of als administratie C en D, etc. gelezen worden.

Situatie

Journaalpost

Toelichting

Ontvangst in administratie A

Voorraad
aan    Inkoop
aan    Prijsverschil
aan    Verlies
aan    Transportkosten

via integratiesoort 7
administratie A

Inkoopfactuur in administratie B: journaalposten worden verdicht per magazijn

 

 

Voor magazijnen uit administratie B

Inkoop
aan    Crediteuren

via integratiesoort 7
administratie B

Voor magazijnen uit andere administraties (verdicht per administratie)

Twee journaalposten:

 

Adm. B:
Inkoop
aan Inkoop rekening courant

via integratiesoort 13
administratie B

Adm. A:
Inkoop rekening courant
aan Crediteuren  

via integratiesoort 7
administratie A

Voorbeeld journaliseren bij verkoop (Meerdere voorraadadministraties)

Hieronder zie je aan de hand van een voorbeeld de journaalposten die worden gegenereerd bij verkoop, eerst bij verkoop mét Voorraad in meerdere administraties en daaronder, ter vergelijking, bij verkoop zonder Voorraad in meerdere administraties.

Stock_Inrichting voorr meer adm_2maal voorraad adm1

In dit voorbeeld bevat de Holding twee werkmaatschappijen: A en B, met ieder twee magazijnen. De magazijnen zijn in Profit op omgevingsniveau gedefinieerd en gekoppeld aan een administratie.

In administratie B wordt een order van de klant geboekt. De klant bestelt 2 Hard disks. In magazijn 2 van Administratie B zijn geen Hard disks op voorraad. De hard disks worden geleverd uit magazijn 1  van administratie A.

Dit levert de volgende mutaties op:

In dit voorbeeld gaan we ervan uit dat de artikelgroepen op een bepaalde manier zijn ingericht. Raadpleeg de inrichting bij de artikelgroepen.

Dit levert de volgende journaalposten op:

Pakbon in administratie A

Geleverde artikelen
aan   Voorraad

via integratiesoort 7
administratie A

Verkoopfactuur in administratie B: journaalposten worden verdicht per magazijn

 

 

Voor magazijnen uit administratie B

Kostprijs verkoop
aan Geleverde artikelen

via integratiesoort 7
administratie B

Voor magazijnen uit andere administraties dan adm. B, dus bijvoorbeeld uit A (verdicht per administratie)

Twee journaalposten:

Adm. B:
Kostprijs verkoop    
aan Rek. courant Kostprijs verkoop  

via integratiesoort 13
administratie B

 

Adm. A:
Rek. courant Kostprijs verkoop
aan Geleverde artikelen   

via integratiesoort 7
administratie A

Journaliseren overboeken voorraad bij meerdere voorraadadministraties

Als je met meerdere voorraadadministraties werkt, moeten ook de magazijnoverboekingen tussen administraties gejournaliseerd worden.

Een te journaliseren voorraadoverboekingsregel tussen twee voorraadadministraties gaat per definitie naar of van de rekening courant.

De gebruikte rekening courant wordt opgehaald uit het veld RC voorraadoverboeking bij integratiesoort 07 Voorraad voor de betreffende administratie.

In de onderstaande voorbeelden van het overboeken van voorraden, bevat Meubelle Holding twee werkmaatschappijen: A en B, met ieder twee magazijnen. De magazijnen zijn in Profit op omgevingsniveau gedefinieerd en gekoppeld aan een administratie.

Stock_Inrichting voorr meer adm_2maal voorraad adm1

Voorbeeld: Overboeking binnen dezelfde administratie

In magazijn 1 in administratie A zijn drie hard disks op voorraad. In magazijn 2 is één hard disk op voorraad.

Mutatie:

Journaalposten bij het overboeken van voorraad binnen dezelfde administratie via Magazijnverplaatsing

Van de magazijnverplaatsing maakt Profit in bepaalde gevallen journaalposten. Als de mutaties op dezelfde dag en in dezelfde administratie plaatsvinden, komt er bijvoorbeeld geen journaalpost omdat de mutaties tegen elkaar wegvallen. Als er meer tijd zit tussen de mutaties en je gaat intussen journaliseren, dan maakt Profit wel twee journaalposten. Dit is met name van belang als er een periodeafsluiting is.

Situatie

Journaalpost

Verzendbon administratie A

Voorraad
Aan Geleverde artikelen

Ontvangstbon administratie A

Geleverde artikelen
Aan Voorraad

Voorbeeld: Overboeking van administratie A naar administratie B

In magazijn 2 zijn acht processors op voorraad. In magazijn 3 zijn twee processors op voorraad.

Mutatie:

Journaalposten bij het overboeken van voorraad tussen twee verschillende administraties

Bij het journaliseren van het tweede voorbeeld worden de volgende journaalposten gegenereerd:

Situatie

Journaalpost

Toelichting

Afboeking in administratie A

Rekening courant voorraad overboeking
Aan Voorraad

via integratiesoort 7 Voorraad in
administratie A

Opboeking in administratie B

Voorraad
Aan Rekening courant voorraad overboeking

via integratiesoort 7
administratie B

Zie ook